Möten: En möjlighet att dela information och stärka gemenskapen, och samtidigt en tidstjuv som tar tid från andra arbetsuppgifter. Detta moment 22 har fått anställda att ifrågasätta rimligheten i att möten nu tar upp större delen av arbetsdagen.
Den globala övergången från kontors- till distansarbete har fått antalet onlinemöten att skjuta i höjden. Det nya sättet att arbeta kräver en ny form av tidsplanering och det har varit en utmaning för Kiiltonians att schemalägga och delta i en rad digitala möten, och samtidigt se till att de dagliga arbetsuppgifterna flyter på. Kiilto var medvetna om det här växande problemet och ville prova olika sätt att effektivisera arbetsprocesserna, förbättra tidsplaneringen och skapa tid för vila och återhämtning under arbetstid.
– Vi här på HR fick klagomål från många kontorsanställda om att deras arbetsdagar hade förvandlats till ett maratonlopp utan paus, de satt i Teams-möten hela dagen och hann börja sitt "riktiga jobb" först klockan 16 när alla möten var över. Vi hade kommit till en punkt där vi behövde förändring, snabbt. Något måste göras, säger HR Business Partner Satu von Bagh, som ledde projektet.
Pilotprojektet "mötesfri zon" togs emot med entusiasm
Kiiltos verksamhet spänner över tre tidszoner och många är vana att arbeta i multinationella team med scheman som krockar. Å ena sidan erbjuder digitala möten en ny känsla av flexibilitet, effektivitet och att vara uppdaterad. Å andra sidan hotar de att stjäla tid från våra pauser eller, ännu värre, utplåna dem helt och hållet. Distansarbetande Kiiltonians struntade i lunchrasten och åt helt enkelt vid sin dator under det digitala mötet, för att inte missa något. Men de ständigt krympande pauserna påverkade Kiiltonians i hög grad, och stressen smög sig på.
– Vi ville se till att alla fick möjlighet att ta en ordentlig lunchpaus och få tillbaka sin energi, och också att alla arbetsdagar innehöll en sammanhängande period av lugn och ostörd arbetstid, säger von Bagh.
Den mötesfria zonen vid lunchtid provades först i ett mindre team. En tvåtimmars “slot” lades till i den elektroniska kalendern, en tid som skulle hållas mötesfri, om möjligt. Testomgången fick mycket positiv respons, så projektet utvidgades till att omfatta hela företaget.
– Pilotprojektet pågår fortfarande och dess framtid kommer att avgöras utifrån feedback och erfarenheter, fortsätter von Bagh.
En ny struktur och rytm för möten
Projektgruppen genomförde en undersökning bland Kiiltonians för att ta reda på vilka mötesrelaterade problem som är vanligast. Resultaten användes för att ta fram grundläggande regler för effektiva och ändamålsenliga mötesrutiner.
– Den viktigaste regeln är att noga överväga om ett möte ens är nödvändigt. Kan frågan hanteras på något annat sätt? Mötet måste ha ett mål, och personen som bjuder in till ett möte måste ta sig tid att tänka igenom vilka som behöver vara med. Att delta i ett möte tar alltid tid från andra uppgifter, påpekar Von Bagh.
De som är inbjudna till ett möte bär också en del av ansvaret, och de bör överväga om det är nödvändigt för dem själva att närvara och om det främjar dagordningen för mötet. Ju mer självständigt arbetet blir, desto viktigare är det för varje enskild medarbetare att prioritera sin tid. Förutom möten bör de också avsätta tid för andra saker som ingår i deras arbetsbeskrivning.
Tre tips för en bättre möteskultur
- Utvärdera alltid om det är nödvändigt att ha ett möte, att bli inbjuden, eller att delta i ett.
- Ändra standardlängden för möten (t.ex. 25 eller 50 minuter), så att deltagarna alltid har en liten stund ledigt mellan varje möte.
- När du deltar i ett möte som någon annan kallat till, ta eget ansvar för att ni håller er till ämnet och den avsatta tiden.